Inkomende documentenautomatisch verwerkt.
Facturen, orders en formulieren komen elke dag binnen in SharePoint en andere systemen, en iemand moet ze stuk voor stuk openen, lezen, overtypen en opbergen. Wij automatiseren dat werk: een interne GPT leest elk document, Azure Function Apps toetsen het aan uw regels en Power Automate zet de gegevens door, met een Power App voor de gevallen waar een mens naar moet kijken.
- Uw eigen Microsoft-omgeving
- SharePoint, Power Automate, Power Apps, de Function Apps en de database worden ingericht in uw eigen Microsoft 365- en Azure-omgeving.
- Getest door uw eigen gebruikers
- De acceptatietest door de mensen die de documenten verwerken bepaalt wanneer de oplossing live gaat.
- Senior nazorg na livegang
- Tijdens de nazorg blijven de senior experts die de oplossing bouwden bereikbaar voor vragen en het oplossen van problemen.
Het probleem
Elk document blijft liggen tot iemand tijd heeft
Documenten komen de hele dag binnen in SharePoint-mappen, en elk document blijft liggen tot iemand tijd heeft om het te openen, te lezen, de gegevens in een ander systeem over te typen en het op te bergen. Stijgt het volume of is een collega afwezig, dan groeit de stapel en loopt elk proces dat van die documenten afhangt vertraging op.
Veelvoorkomende symptomen
Gegevens uit pdf's worden met de hand overgetypt in andere systemen
SharePoint-mappen lopen vol met bestanden die nog niemand heeft verwerkt
Niemand weet welke documenten nog openstaan, of bij wie ze liggen
Wat u dit kost
De maandafsluiting wacht tot de laatste documenten zijn verwerkt
Typefouten belanden in de cijfers waar finance en management op sturen
Ervaren mensen zijn hun dagen kwijt aan kopiëren en opbergen in plaats van controleren en beslissen
Zo werkt documentautomatisering
Van binnenkomend document naar bruikbare data
Elke oplossing doorloopt dezelfde drie stappen, gebouwd op Microsoft-diensten in uw eigen omgeving. Documenten worden gelezen, de gegevens gecontroleerd en vastgelegd, en het resultaat gaat door naar de volgende stap, met een mens erbij waar een beslissing daarom vraagt.
Lezen en indexeren
Focus
Nieuwe documenten worden opgepakt zodra ze binnenkomen, in SharePoint, OneDrive of een ander systeem dat u al gebruikt. Een interne GPT leest elk document, en de documenten worden gevectoriseerd zodat AI ze kan doorzoeken.
Belangrijkste opbrengsten
Koppelingen met de systemen waar uw documenten binnenkomen, het lezen van documenten ingericht op uw documentsoorten, en een gevectoriseerde documentindex.
Controleren en vastleggen
Focus
Azure Function Apps passen uw bedrijfsregels toe op de gegevens uit elk document en leggen de uitkomst vast, zodat van elk document de status bekend is.
Belangrijkste opbrengsten
Function Apps met uw controleregels, en een PostgreSQL-database met de uitgelezen gegevens en de status van elk document.
Beoordelen en doorzetten
Focus
Power Automate-flows zetten documenten en gegevens door naar de volgende stap in uw proces. Een Power App toont uw team de documenten die een beslissing vragen, zodat mensen de uitzonderingen behandelen en niet elk bestand.
Belangrijkste opbrengsten
Power Automate-flows, een Power App voor beoordeling en goedkeuring, en overdrachtsdocumenten.
Capabilities
Wat wij leveren
De bouwstenen van elke oplossing voor documentautomatisering, ingericht op uw documenten en regels en bij de overdracht gedocumenteerd, zodat uw team ze zelf kan beheren.
Instroom uit uw bestaande systemen
Nieuwe documenten worden opgehaald waar ze nu al binnenkomen, zoals SharePoint, OneDrive of een ander systeem dat u gebruikt, standaard of op maat gebouwd. Bestaat er geen standaardkoppeling, dan bouwen we die zelf.
Lezen met een interne GPT
Een interne GPT, of een ander AI-model van uw keuze, leest elk document en haalt de gegevens eruit die uw proces nodig heeft.
Gevectoriseerde documenten
Documenten worden omgezet in vectoren, zodat AI ze kan doorzoeken en verwante bestanden kan vinden.
Azure Function Apps
Maatwerkfuncties passen uw regels toe, controleren de gegevens en leggen per document de uitkomst vast.
PostgreSQL als resultatenopslag
Uitgelezen gegevens en documentstatus staan in één database, klaar voor rapportage en opvolging.
Power Automate en Power Apps
Flows zetten documenten en gegevens door, en een app geeft uw team één plek om te beoordelen en goed te keuren.
Waar het waarde creëert
Wie er het meest profiteert
Praktische waarde voor de teams die de meeste complexiteit dragen.
Finance
Financeteams die leveranciersfacturen en andere financiële documenten verwerken onder de druk van de maandafsluiting.
- Factuurgegevens automatisch gelezen en gecontroleerd in plaats van overgetypt
- Documenten die een beslissing vragen gaan naar een beoordelaar in een Power App
- Van elk document is de status zichtbaar, dus de afsluiting wacht niet op een onbekende achterstand
Operations
Operationele teams die dagelijks orders, leveringsdocumenten en formulieren verwerken.
- Binnenkomende documenten op soort herkend en naar de juiste vervolgstap gestuurd
- Dezelfde regels voor elk document, in elk team
- Uitzonderingen gemarkeerd voor een mens in plaats van weggestopt in een map
Project- en programmabureaus
Projectbureaus die contracten, wijzigingsverzoeken en budgetdocumenten over veel projecten beheren.
- Kerngegevens uit projectdocumenten vastgelegd in één database
- Budgetten en verplichtingen uit documenten gelezen, niet met de hand overgenomen
- Eén plek om te zien welke documenten nog openstaan
Data- en BI-teams
Datateams die de inhoud van documenten nodig hebben als gestructureerde data voor rapportage en AI.
- Documentgegevens in een PostgreSQL-database, klaar voor rapportage
- Gevectoriseerde documenten die AI kan doorzoeken
- Eén bron voor documentgegevens in plaats van kopieën in spreadsheets
IT en Microsoft 365
IT-teams die verantwoordelijk zijn voor SharePoint, het Power Platform en Azure.
- Gebouwd op Microsoft-diensten die u al beheert
- Function Apps, flows en de app bij de overdracht gedocumenteerd
- Senior experts bereikbaar na livegang, terwijl uw team het overneemt
Minder relevant als...
Documentautomatisering is waarschijnlijk niet de juiste eerste stap als:
- Er maar een paar documenten per maand binnenkomen, zodat handmatig verwerken weinig kost
- Het vooral gaat om het terugvinden van bestaande bestanden, waarvoor AI-zoeken in documenten bedoeld is
- Uw gegevens uit systemen of apparaten komen, niet uit documenten
Hoe het werkt
Een praktische aanpak voor levering
Elke opdracht volgt een helder pad van diagnose naar levering en overdracht.
Afbakenen
We brengen de eisen op locatie in kaart met de mensen die de documenten nu verwerken: welke documenten binnenkomen, wat eruit gelezen moet worden, welke regels gelden en waar de gegevens naartoe moeten.
Afgesproken scope, documentsoorten en regels, en een planning in fasen.Ontwerpen
We ontwerpen de route vanaf de instroom via lezen, controleren en beoordelen, het datamodel in PostgreSQL en de momenten waarop een mens beslist.
Oplossingsontwerp, datamodel en afgesproken beoordelingsstappen.Bouwen en testen
We bouwen de Function Apps, het lezen en indexeren van documenten, de Power Automate-flows en de Power App, en testen elke stap tussentijds op voorbeelddocumenten.
Werkende automatisering in uw omgeving, inclusief tests.Acceptatie
Uw gebruikers testen de oplossing met hun eigen documenten en hun dagelijkse werk. Pas als zij akkoord geven, gaat de oplossing live.
Resultaten van de acceptatietest en een besluit over livegang.Nazorg en overdracht
Na livegang blijven senior experts direct bereikbaar voor vragen en het oplossen van problemen, terwijl uw team het dagelijks beheer overneemt.
Overdrachtsdocumenten, en desgewenst ondersteuning onder een SLA.
Bewijs en vertrouwen
Resultaten die voor zich spreken
Uw eigen Microsoft-omgeving
SharePoint, Power Automate, Power Apps, de Function Apps en de database worden ingericht in uw eigen Microsoft 365- en Azure-omgeving.
Getest door uw eigen gebruikers
De acceptatietest door de mensen die de documenten verwerken bepaalt wanneer de oplossing live gaat.
Senior nazorg na livegang
Tijdens de nazorg blijven de senior experts die de oplossing bouwden bereikbaar voor vragen en het oplossen van problemen.
Voorbeeldopdracht
Hoe het eruitziet als het werkt
Zo verloopt een opdracht als deze meestal. Een illustratie, geen klantresultaat.
Context
Voorbeeld: de financeafdeling van een grote organisatie, waar leveranciersfacturen als pdf in een SharePoint-map binnenkomen en de gegevens met de hand worden overgetypt.
Uitdaging
Facturen blijven in de map liggen tot iemand tijd heeft om ze te openen, de gegevens te lezen en over te typen. Aan het eind van de maand bepaalt die achterstand wanneer de boeken dicht kunnen, en niemand ziet welke facturen nog openstaan.
Oplossing
SolvX bakent het proces op locatie af met het financeteam en bouwt de automatisering in de omgeving van de klant: een interne GPT leest elke factuur, Azure Function Apps toetsen de gegevens aan de afgesproken regels en leggen ze vast in PostgreSQL, een Power App laat het team zien wat beoordeeld moet worden, en Power Automate-flows zetten goedgekeurde facturen door. Gebruikers testen de oplossing voordat die live gaat, en tijdens de nazorg blijven senior experts bereikbaar.
Wat u krijgt
Factuurverwerkingsflow
Facturen opgehaald uit SharePoint, gelezen door een interne GPT en door Azure Function Apps getoetst aan de afgesproken regels.
Beoordelingsapp
Een Power App waarin het financeteam de facturen die menselijke controle vragen nakijkt, corrigeert en goedkeurt.
Overdrachtsdocumenten
Documentatie van de flows, functies, database en app, zodat het team van de klant alles zelf kan beheren en aanpassen.
Context
Voorbeeld: een operationele afdeling die orders, leveringsdocumenten en formulieren van veel externe partijen ontvangt, allemaal opgeslagen in SharePoint en met de hand gesorteerd.
Oplossing
SolvX bouwt een flow die elk nieuw document met een interne GPT leest, de documentsoort herkent, de kerngegevens vastlegt in PostgreSQL en het document met Power Automate naar het juiste team stuurt. De documenten worden gevectoriseerd, zodat verwante bestanden later terug te vinden zijn.
Wat u krijgt
Classificatieflow voor documenten
Nieuwe documenten automatisch op soort herkend en naar het juiste team gestuurd.
Documentopslag in PostgreSQL
Eén database met de kerngegevens en de status van elk verwerkt document.
Resultaten acceptatietest
De uitkomst van de acceptatietest door het operationele team, als basis voor de livegang.
Veelgestelde vragen
Uw vragen, beantwoord
Documenten die regelmatig binnenkomen en een herkenbaar patroon volgen, zoals facturen, orders, contracten en formulieren. Tijdens het afbakenen bekijken we uw echte documenten samen met de mensen die ze verwerken en spreken we af welke soorten in de eerste fase komen.
Toegang tot de systemen waar de documenten binnenkomen (bijvoorbeeld SharePoint of OneDrive), een set echte voorbeelddocumenten, de regels die uw team nu hanteert, en tijd van de mensen die het werk doen, voor het afbakenen op locatie en voor de acceptatietest. Een proceseigenaar die knopen kan doorhakken, houdt het tempo erin.
Waar een beslissing dat vraagt, ja. De Power App toont uw team de documenten en gegevens die een controle of goedkeuring nodig hebben, zodat mensen de uitzonderingen behandelen en niet elk bestand. Welke stappen een mens vragen, spreken we af in het ontwerp, voordat er iets wordt gebouwd.
De bouw koopt u in als fasen met een vaste prijs, afgesproken na het afbakenen, en elke fase eindigt met live resultaten, een demo en overdrachtsdocumenten. Na de nazorg kan de ondersteuning doorlopen via Managed services, onder een SLA of als abonnement, en verdere wijzigingen neemt u af op uurbasis. De prijs volgt uit de scope, dus die bepalen we zodra we uw documenten en regels kennen.
Dat hangt af van het aantal documentsoorten in de scope en van waar de gegevens naartoe moeten. Het afbakenen levert een planning in fasen op, en de eerste fase houden we klein genoeg om een werkend resultaat op te leveren dat uw gebruikers kunnen testen.
Uw data, uw klantspecifieke code en de documentatie zijn van u. SolvX behoudt de rechten op zijn generieke bouwstenen; het contract legt de details vast. De flows, de app, de Function Apps en de database worden gebouwd in uw eigen Microsoft 365- en Azure-omgeving, en de overdrachtsdocumenten beschrijven hoe alles werkt, zodat uw eigen team het kan beheren en aanpassen.
Als er maar weinig documenten binnenkomen, als elk document van begin tot eind deskundig oordeel vraagt, of als het eigenlijk gaat om het terugvinden van bestaande bestanden in plaats van het verwerken van nieuwe. In dat laatste geval past AI-zoeken in documenten beter. Komen uw gegevens uit apparaten in plaats van documenten, kijk dan naar IoT en hardware koppelen.
Volgende stap
Waar wilt u beginnen?
Kies het pad dat past bij waar u nu staat. Beide beginnen met een gesprek.
Klaar met documenten overtypen?
Begin met een gesprek over de documenten die uw team de meeste tijd kosten. We kijken naar volumes, regels en waar de gegevens naartoe moeten, en stellen een eerste fase met een vaste prijs en een heldere scope voor.
- Breng in kaart welke documenten binnenkomen en wat ermee gebeurt
- Spreek af welke documentsoorten als eerste worden geautomatiseerd
- Ontvang een voorstel voor een eerste fase met een vaste prijs
Geen verplichtingen. Doorgaans reactie binnen 1 werkdag.
Begin met een assessment
Nog niet klaar voor een pilot? Een assessment van 2 tot 4 weken brengt uw huidige situatie in kaart en bepaalt het startpunt met de meeste waarde, zonder verplichting om verder te gaan.
- Breng uw huidige situatie en knelpunten in kaart
- Identificeer 2 tot 3 verbeterkansen met hoge waarde
- Ontvang een aanbevolen pilotscope en verwachte resultaten
Vrijblijvend. Doorgaans reactie binnen 1 werkdag.
Mogelijk ook interessant voor u
Verwante oplossingen
AI Document Search
Ask in plain language and get answers from your own documents, with the source document and page.
BekijkenIoT & Hardware Integration
Scales, scanners, sensors and machines linked to your ERP, CRM or warehouse system, so every reading is booked automatically.
BekijkenAI Company Brain
One linked company brain of documents and data, with a personal AI workspace for every employee and access by security group.
Bekijken