Eén versie van de waarheid

Het innovatiefonds is een internationaal orgaan binnen de ngo dat investeert in projecten die de manier van werken van de organisatie moeten veranderen: nieuwe manieren om hulp te leveren, nieuwe hulpmiddelen, nieuwe gedeelde diensten. Voorstellen komen van regionale afdelingen, teams op het hoofdkantoor en landenprogramma's, worden beoordeeld en goedgekeurd, en lopen daarna in fases tot ze worden overgenomen, overgedragen of afgesloten.

Die portefeuille volgen betekent veel tegelijk bijhouden: de pijplijn van voorstellen, de fases en mijlpalen van elk project, de mensen eromheen, en het geld, van goedgekeurd budget tot prognose en werkelijke uitgaven, tegenover het jaarlijkse budgetkader van het fonds.

Dat alles stond in één Excel-werkmap, met de hand bijgehouden. Die was tabblad voor tabblad gegroeid, en dezelfde gegevens stonden op meerdere plekken: de projectleider op het projectentabblad, nog eens in het wijzigingslogboek en nog eens in de personenlijst; het budget op het projectentabblad en nog eens op het financiële tabblad. Elke wijziging moest op elke plek met de hand worden doorgevoerd, en dat gebeurde zelden.

Dus liepen de tabbladen uit de pas, en niemand kon zeggen welke versie klopte. Doe hieronder een paar wijzigingen, zoals mensen dat deden, en tel de versies van de waarheid.

Wij bouwden de werkmap om tot een datamodel. Elk project heeft één id, en elk ander tabblad verwijst daarnaar. Elk gegeven heeft precies één thuis: mensen en hun rollen op het personentabblad, geld op het financiële tabblad, de geschiedenis van voorstellen op het pijplijntabblad. Gebeurtenissen, zoals een goedkeuring, een review of een nieuwe fase, worden aan een wijzigingslogboek toegevoegd en nooit overschreven, zodat de geschiedenis compleet blijft en de huidige status van een project gewoon de laatste gebeurtenis is.

Excel zelf bleef, want dat was een eis: daar werkt het team, en niemand zou een nieuw programma nodig moeten hebben om een besluit vast te leggen. Het datamodel staat nu in één gedeelde werkmap op SharePoint, waar iedereen zijn gegevens op dezelfde plek invoert in plaats van in een eigen kopie.

Achter dat vertrouwde scherm bewaakt de werkmap nu zijn eigen gegevens. Relaties worden afgedwongen, zodat een persoon, een gebeurtenis of een budgetregel alleen kan verwijzen naar een project dat bestaat. Controles op datakwaliteit signaleren een foute invoer op het moment dat die wordt gedaan, zoals een einddatum vóór de startdatum, een ontbrekend verplicht veld of een dubbel record, zodat fouten bij de bron worden hersteld in plaats van later in een rapport op te duiken. En elke afgebakende kolom haalt zijn waarden uit een lijst, zodat mensen kiezen in plaats van typen. Dat is belangrijker dan het klinkt: in de oude tabbladen stond dezelfde status op meerdere manieren gespeld, en een dashboard telt elke spelling als een andere status. Zet hieronder de keuzelijsten aan.

Bovenop het model bouwden wij een semantisch model in Power BI en twee rapporten. Het interne rapport heeft meer dan twintig pagina's over de portefeuille, losse projecten, de pijplijn, financiën en mensen: van waar projecten vandaan komen en waar ze terechtkomen, tot het budgetkader van het fonds tegenover wat er uitgegeven en verwacht wordt. Het externe rapport is een kortere versie voor een breder publiek binnen de organisatie, met een introductie en een verklarende woordenlijst. Voor lezers buiten het fonds lichten labels zoals een projectstatus zichzelf toe als u eroverheen beweegt, in dezelfde woorden als de woordenlijst, zodat geen label op de pagina langer hoeft te worden.

Beide dragen de eigen huisstijl van het fonds, zodat ze lezen als rapporten van het fonds, niet als een standaardsjabloon. Klik hieronder door een kleine replica, met verzonnen cijfers en een neutrale opmaak.

De twee rapporten hebben verschillende lezers. Het interne dashboard is voor het fonds zelf: het secretariaat en de commissies die het fonds sturen, met elke pagina over geld, mensen en pijplijn. Het externe dashboard is het dashboard dat het fonds met iedereen kan delen: de projectmanagers, sponsors, adviseurs en collega's in de regionale afdelingen die aan de projecten werken. Het is geen tweede rapport om bij te houden: een script bouwt het uit het interne rapport en kopieert de pagina's exact, zodat de twee nooit uit elkaar kunnen lopen. De huisstijl wordt op dezelfde manier aangebracht, gegenereerd uit één inhoudelijke laag zonder opmaak.

Dat veranderde meer dan de rapportage. Voor het eerst kon iedereen die aan een gefinancierd project werkt hetzelfde beeld zien: wie er betrokken is, welke mijlpalen eraan komen, hoe het budget wordt besteed, en hoe het eigen project in de portefeuille staat. Twee pagina's worden het meest gebruikt: een projectoverzicht met alles over één project op één pagina, en een ondersteuningsmatrix die laat zien wie welk project ondersteunt, en in welke rol.

De ondersteuningsmatrix is geen standaardvisual van Power BI. Geen ingebouwde grafiek kon projecten tegenover mensen tonen met een kleur per rol, dus schrijft een DAX-measure de hele pagina als HTML: de tabel, de opmaak, de kleurcodes en kopteksten die in beeld blijven terwijl u scrolt. Omdat de toewijzingen in een tabel staan die geen slicer kan bereiken, leest de measure de slicers zelf uit en past ze toe, met standaard de huidige toewijzingen en op verzoek de geschiedenis.

Vandaag heeft elk getal in de rapportage van het fonds één bron. Een wijziging wordt één keer gedaan en is overal zichtbaar; de geschiedenis van elk project is compleet; en de dashboards tonen de portefeuille, de pijplijn en het fonds zoals ze zijn, niet zoals ze waren toen iemand voor het laatst een waarde overtypte. De tijd die vroeger opging aan het kloppend maken van tabbladen, gaat nu naar de gesprekken waar de cijfers voor bedoeld zijn.

De rapporten zelf worden net zo zorgvuldig bewaakt als de data. Voor elke publicatie vangt een controle de fouten op waar Power BI niet voor waarschuwt, zoals een rapport dat ongemerkt op de verkeerde pagina opent omdat iemand daar het laatst keek. Elk getal wordt gecontroleerd tegen een onafhankelijke hertelling, en measures die niets meer gebruikt worden opgespoord en opgeruimd.

• Een datamodel voor de portefeuille van het fonds: één id per project, één thuis per gegeven, en elk tabblad gekoppeld aan het projectentabblad.
• Een wijzigingslogboek waaraan alleen wordt toegevoegd, zodat elk project zijn volledige geschiedenis houdt en de huidige status volgt uit de laatste gebeurtenis.
• Eén gedeelde Excel-werkmap op SharePoint als de enige plek waar iedereen gegevens invoert, zoals het fonds wilde.
• Afgedwongen relaties en controles op datakwaliteit die een foute invoer direct signaleren.
• Keuzelijsten gevoed uit één lijst van toegestane waarden, zodat een status gekozen wordt, niet getypt.
• Een semantisch model in Power BI met een intern rapport van meer dan twintig pagina's en een extern rapport voor een breder publiek.
• Beide rapporten in de huisstijl van het fonds, met een verklarende woordenlijst, toelichting bij aanwijzen en links naar de projectdocumenten.
• Een ondersteuningsmatrix die een DAX-measure als HTML schrijft, waar geen ingebouwde visual dat kon.
• Een extern rapport dat een script uit het interne rapport genereert, zodat de twee altijd gelijk zijn.
• Controles voor elke publicatie, een onafhankelijke hertelling van elk getal en een audit van ongebruikte measures.