Havic: een ERP in de cloud dat weet wat verkoopt

Havic Kantoormeubelen is een Nederlandse leverancier van kantoormeubilair: bureaus, bureaustoelen, vergadertafels, opbergkasten en alles wat erbij hoort. Klanten zijn organisaties die complete verdiepingen inrichten, maar ook kleine kantoren die een paar stoelen vervangen, en ze kopen via showrooms, accountmanagers en online.

Achter elke order zitten dezelfde processen: verkoop, voorraad, inkoop en financiën. Voor dit project draaiden die processen in een omgeving op eigen servers die zijn werk deed, maar elk onderdeel op zichzelf hield. Een eenvoudige vraag beantwoorden, zoals welke producten het best verkopen aan welke klanten, betekende exports trekken en die met de hand combineren.

Wij hielpen Havic het ERP naar de cloud te brengen, met verkoop, voorraad, inkoop en financiën in één systeem. Elke offerte, order, levering en factuur komt nu op dezelfde plek terecht, op het moment dat die gebeurt.

Die ene verandering maakte de rest mogelijk. Zodra alle data bij elkaar stond, hoefde rapportage niet meer in elkaar gezet te worden, en kon de webshop leren van elke order die de organisatie ooit had binnengehaald.

Bovenop het ERP bouwden wij een rapportagelaag, zodat de organisatie de operationele en financiële prestaties in één oogopslag ziet. De twee vragen die het vaakst gesteld werden, waren eenvoudig: welke kantoorartikelen brengen de omzet binnen, en wie zijn de beste klanten. Wissel hieronder tussen de twee weergaven.

Het deel waar wij het meest plezier aan hadden, kwam daarna. In de oude omgeving toonde elke productpagina dezelfde paar bestsellers als suggestie. Een klant die naar een vergadertafel keek, kreeg een bureaustoel en een zit-sta bureau aangeboden, wat die ook aan het inrichten was.

Met elke order op één plek maakten wij de aanbevelingen dynamisch. Klikt een klant op een product, dan kijkt het systeem wat andere klanten samen met dat product kochten, en stelt het die artikelen voor, gerangschikt op hoe vaak ze in dezelfde order voorkomen. Een vergadertafel brengt vergaderstoelen mee, een bureau een stoel en een monitorarm. Klik hieronder op een product en vergelijk de twee.

Dit kon alleen in de nieuwe omgeving. Aanbevelingen als deze hebben elke order nodig, actueel en volledig, in één systeem. In de oude omgeving was de data er simpelweg niet om van te leren.

Een nieuw systeem levert pas op als mensen het goed gebruiken. Wij verzorgden trainingen en lesmateriaal voor het ERP en voor de rapportage, op twee niveaus: dagelijkse gebruikers, die snel orders moeten invoeren en vinden wat ze zoeken, en power users, die hun eigen rapporten bouwen en collega's verder helpen.

• Schoon de stamgegevens op voor de overstap. Producten, klanten en prijzen die op eigen servers niet kloppen, kloppen in de cloud ook niet.
• Bouw rapportage op het systeem zelf, niet op exports. Eén bron van waarheid maakt een einde aan de discussie over wiens spreadsheet klopt.
• Train dagelijkse gebruikers en power users apart. Ze hebben iets anders nodig, en power users worden de eerste hulplijn van het team.
• Kijk naar wat de nieuwe omgeving mogelijk maakt, niet alleen naar wat ze vervangt. De aanbevelingen stonden nooit in het plan, en werden het meest zichtbare resultaat.

• De overstap van het ERP van Havic naar de cloud, met verkoop, voorraad, inkoop en financiën in één systeem.
• Een rapportagelaag bovenop het ERP, met inzicht in de operationele en financiële prestaties.
• Dynamische productaanbevelingen op basis van wat klanten samen kopen.
• Trainingen en lesmateriaal voor het ERP en de rapportage, voor dagelijkse gebruikers en power users.